지급 요청 결재 프로세스 진단

데이터와 분석 범위

로그에는 지급 요청 한 건이 제출되고, 행정·예산책임자·관리자의 승인이나 반려를 거쳐, 시스템이 지급을 처리하기까지의 모든 단계가 시각과 함께 남아 있습니다. 결과는 지급 완료 6,307건, 반려로 종료 492건, 임시저장만 된 건 72건, 진행 중 15건입니다.

실제 업무 흐름

2018년 이후 결재 경로는 59가지지만, 상위 2개 경로가 80%, 상위 5개가 94%를 차지합니다. 아래 맵은 상위 경로로 전체의 94%를 그린 것입니다. 선이 굵을수록 많이 지나가고, 붉을수록 다음 단계까지 오래 기다리는 구간입니다.

로그에서 프로세스 모델을 자동으로 찾는 Inductive Miner도 적용했습니다. 노이즈 설정을 바꿔 가며 적합도(실제 로그를 모델이 얼마나 재현하나)와 정밀도(모델이 실제에 없는 경로를 얼마나 적게 허용하나)를 비교했습니다.

적합도는 0.98 수준으로 높지만 정밀도는 0.55에서 더 오르지 않았습니다. 반려 후 재제출 같은 반복 구간 때문에 모델이 실제보다 넓은 경로를 허용하는 구조입니다. 그래서 이 분석은 자동 생성 모델보다, 실제 경로(변형)와 로그에서 직접 계산한 위의 프로세스 맵을 중심으로 진행했습니다.

시간은 어디서 새는가

단계 사이의 대기 시간을 모두 더해 어느 구간이 얼마나 차지하는지 봤습니다. 가장 큰 두 구간은 결재자가 아니라 시스템 쪽입니다. "최종 승인 → 지급 요청"과 "지급 요청 → 지급 완료"가 전체 대기 시간의 51.9%를 차지합니다.

지급 완료 건을 세 구간으로 나누면 중앙값 기준 결재 3.0일, 지급 요청 대기 1.2일, 지급 대기 3.2일입니다. 2018년 이후 지급 완료까지 중앙값은 9.2일, 상위 10%는 23.1일 이상 걸렸고, 7일 안에 끝난 건은 29%뿐입니다.

지급 배치와 마감 시간 가정

지급 요청은 평일 내내 올라오지만, 지급 처리 5,303건 중 월요일·목요일이 99.6%, 오후 5시가 98.0%이고, 두 조건을 함께 만족하는 건은 97.5%입니다. 주 2회 배치로 지급하는 구조로 보입니다.

그런데 "요청 후 다음 월·목 17시에 지급된다"고 가정하면 실제 지급 시각과 51.1%만 일치했습니다. 배치 직전에 올라온 요청은 그 배치에 들어가지 못할 수 있다는 가설을 세우고, 마감 시간 후보를 0~72시간으로 바꿔 가며 실제와 비교했습니다. 테스트한 조건 중에서는 '배치 24시간 전까지 올라온 요청만 포함' 가정의 재현율이 88.9%로 가장 높았습니다. 다만 이는 데이터에 가장 잘 맞는 가정일 뿐, 실제 시스템에 정확히 24시간 마감 규칙이 있다고 확정할 수는 없습니다. 실제 업무라면 담당 부서에 확인해야 할 부분입니다.

예산책임자 승인과 결재 구간

분기별로 구간을 나눠 보면 지급 대기는 2년 내내 약 3.2일로 그대로이고, 2018년부터 예산책임자 승인 단계(경유율 약 35%)가 등장하면서 결재 구간이 길어졌습니다.

2018년 이후 예산책임자 승인을 거치는 건은 결재 구간이 1.7일 → 5.9일로 길어집니다. 같은 기간 안의 비교라 연도별 기록 차이는 섞이지 않았지만, 예산책임자 승인을 거치는 건이 애초에 다른 종류의 요청(프로젝트 비용 등)일 수 있어 이 차이를 모두 승인 단계 때문이라고 볼 수는 없습니다.

반려와 재작업

2018년 이후 15.9%가 한 번 이상 반려됐습니다. 반려는 반려 (행정) 834건, 반려 (관리자) 133건, 반려 (예산책임자) 47건로, 82%가 행정 단계에서 나옵니다. 반려된 건의 45%는 다시 제출되지 않고 끝났고, 다시 제출하는 경우에도 중앙값은 0.8일이지만 21%는 일주일 넘게 걸렸습니다.

지급까지 간 건만 보면 반려가 없으면 중앙값 9.0일, 있으면 17.1일로 약 1.9배입니다. 반려율은 조직마다 크게 달라, 사람보다 조직별 신청 관행이나 안내 방식에서 원인을 찾을 여지가 큽니다.

처리 기간과 연관된 요인

반려, 예산책임자 경유, 요청 금액, 제출 요일, 조직을 함께 넣은 회귀분석(log 처리일수, n=5,303)으로, 로그에서 관측되는 다른 조건을 통제했을 때 각 요인이 처리 기간과 얼마나 연관되는지 추정했습니다.

반려가 있었던 건은 +79%, 예산책임자 경유 건은 +41%, 목·금요일 제출 건은 월요일 제출 건보다 약 4할 길었습니다. 반면 요청 금액과의 연관은 거의 없었습니다(log 금액 1단위당 +1.6%). 처리 기간은 금액보다 결재 경로와 제출 시점과 더 강하게 연관되어 있다는 뜻입니다.

규정 준수 점검

결재 규칙을 이벤트 순서로 표현해 2018년 이후 5,778건을 점검했습니다. 최종 승인 없이 지급되거나, 승인 전에 지급이 요청되거나, 반려 후 재제출 없이 승인된 건은 없었습니다. 통제는 잘 작동하고 있고, 문제는 속도입니다.

개선안과 기대효과

4절에서 가장 잘 맞았던 지급 가정(월·목 오후 5시 배치, 24시간 마감, 재현율 88.9%) 위에서 조건을 하나씩 바꿔 2018년 이후 지급 완료 5,268건의 처리 기간을 다시 계산했습니다.

한계와 다음 단계

• 로그에 반려 사유가 없어, 반려의 원인은 조직별 차이까지만 확인했습니다. 반려 사유 데이터가 있다면 사유별로 사전 체크리스트를 만들 수 있습니다.
• 담당자가 익명화(STAFF MEMBER)되어 있어 사람별 업무량이나 결재자 부재의 영향은 볼 수 없었습니다.
• 2017년 로그는 제출과 최종 승인이 1분 안에 함께 기록된 건이 39%(2018년 0%)로 기록 방식이 달랐던 것으로 보여, 연도 간 비교는 결론에 쓰지 않았습니다.
• 24시간 마감은 테스트한 후보 중 가장 잘 맞은 가정(재현율 88.9%)이지 확인된 규칙이 아닙니다. 시나리오 수치는 이 가정 위에서의 추정입니다. 또한 S3는 줄어든 대기 시간을 처리 기간에서 그대로 빼서 계산해, 그로 인해 지급 배치가 앞당겨지는 효과는 반영하지 않았습니다.
• 회귀분석은 관찰 데이터의 연관을 보여줄 뿐이며, 로그에 없는 요인(반려 사유, 요청 종류, 결재자 부재 등)을 통제하지 못했습니다.
• 다음 단계로는 예산책임자 승인이 필요한 조건(금액, 프로젝트 등)을 찾아, 꼭 필요한 건만 거치게 하는 규칙을 검토할 수 있습니다.